Audit OETH : comment évaluer sa conformité avant la déclaration DOETH

Pourquoi réaliser un audit OETH ?

La déclaration DOETH est une obligation annuelle pour toute entreprise d'au moins 20 salariés. Elle détermine votre taux d'emploi effectif et, le cas échéant, le montant de la contribution AGEFIPH que vous devrez verser.

Or, de nombreuses entreprises subissent cette déclaration au lieu de la préparer. Résultat : des BOETH non recensés, des déductions non exploitées, une contribution plus élevée que nécessaire.

Un audit OETH est une démarche proactive qui vous permet de :

• Connaître votre situation réelle avant la clôture de l'année
• Identifier des BOETH non déclarés dans votre effectif
• Quantifier précisément votre contribution potentielle
• Activer les leviers de réduction avant qu'il soit trop tard
• Sécuriser vos données pour éviter les erreurs déclaratives et les risques de contrôle

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Étape 1 : Calculer l'effectif d'assujettissement

La première étape d'un audit OETH est de déterminer votre effectif d'assujettissement : c'est la base sur laquelle est calculé le nombre d'unités bénéficiaires requises (6 % de l'effectif).

Qui inclure dans l'effectif ?

L'effectif d'assujettissement correspond à l'effectif moyen annuel de l'établissement ou de l'entreprise, calculé selon les règles de la DSN. Il inclut :

• Les salariés en CDI et CDD (au prorata de leur présence)
• Les salariés à temps partiel (au prorata de leur quotité)
• Les alternants (apprentis et salariés en contrat de professionnalisation)

Certaines catégories sont exclues ou proratisées : CDD de remplacement d'absents, stagiaires, intérimaires (sauf cas spécifiques), salariés dont le contrat est suspendu sans maintien de salaire.

Erreurs fréquentes à ce stade

• Intégrer dans l'effectif des salariés mis à disposition ou des intérimaires qui n'y figurent pas
• Oublier de prendre en compte les sorties en cours d'année (CDI rompus, départs en retraite)
• Ne pas proratiser correctement les temps partiels

Pour une méthode de calcul détaillée, consultez notre guide complet du calcul de l'OETH.

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Étape 2 : Recenser l'ensemble des BOETH

C'est souvent l'étape la plus sensible de l'audit. L'objectif est de constituer une liste exhaustive des salariés de l'entreprise qui sont BOETH et dont vous disposez d'un justificatif valable.

Sources à consulter

• SIRH / base RH : vérifier les données déjà saisies, leur fraîcheur et leur complétude
• Dossiers papier ou archivés : certains justificatifs ont pu être remis sans être saisis dans le SIRH
• Service paie : certaines informations (RQTH, AAH) peuvent être connues du gestionnaire paie sans être formalisées
• Médecine du travail : le médecin du travail peut avoir connaissance de situations non déclarées côté RH — il ne peut pas communiquer les noms, mais peut inciter les salariés à se déclarer

Vérifier la validité des justificatifs

Un justificatif périmé ne permet plus de comptabiliser le salarié. Pour chaque BOETH identifié, vérifiez :

• La date de début et de fin de validité de la reconnaissance
• Que la période de validité couvre bien tout ou partie de l'année civile de référence
• Que la catégorie correspond bien à l'une des 8 catégories légales

Sensibiliser les salariés sans les contraindre

Un audit est aussi l'occasion de communiquer en interne sur la possibilité de se déclarer BOETH. Des salariés en situation de handicap non reconnue, ou qui ne savent pas qu'ils pourraient être reconnus BOETH, peuvent choisir de faire la démarche si on leur explique les bénéfices (aménagements, accompagnement, aides à la formation).

Cette communication doit être bienveillante et non coercitive : l'employeur ne peut pas exiger qu'un salarié se déclare.

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Étape 3 : Calculer le taux d'emploi actuel

Une fois l'effectif d'assujettissement et les BOETH recensés, vous pouvez calculer votre taux d'emploi effectif.

Formule de base

Taux d'emploi = (Total UB BOETH / Effectif d'assujettissement) × 100

• Si le taux est ≥ 6 % : vous êtes en conformité, aucune contribution n'est due
• Si le taux est < 6 % : une contribution est due, calculée sur le nombre d'unités manquantes

Calcul des unités bénéficiaires

Chaque BOETH génère 1 UB par défaut, ajustée selon :

• La durée de présence dans l'entreprise sur l'année (ex : 6 mois = 0,5 UB)
• La quotité de travail (ex : mi-temps = 0,5 UB)
• Les minorations ou majorations prévues par les textes (moins de 26 ans, plus de 50 ans, primo-recrutement de longue durée)

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Étape 4 : Estimer la contribution potentielle

Si votre taux d'emploi est inférieur à 6 %, vous devez estimer le montant de la contribution AGEFIPH avant de chercher à la réduire.

Formule simplifiée

Contribution = UB manquantes × SMIC horaire × Coefficient selon taille

Le coefficient varie selon l'effectif de l'entreprise (20-199 salariés, 200-749 salariés, 750 salariés et plus). Pour les entreprises n'ayant réalisé aucune action OETH depuis plus de 3 ans, un coefficient de sur-contribution s'applique.

Les détails du calcul figurent dans notre guide des sanctions et contributions OETH.

Attention à la sur-contribution

Si votre entreprise n'a embauché aucun BOETH directement et n'a passé aucun contrat avec le secteur adapté depuis 3 ans consécutifs, elle est exposée à la sur-contribution. L'audit permet d'identifier ce risque à temps pour y remédier.

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Étape 5 : Identifier les leviers d'optimisation

L'audit ne serait pas complet sans un plan d'action visant à améliorer la situation avant la clôture de l'exercice ou pour les exercices suivants.

Leviers actionnables avant la fin de l'année

Finaliser les dossiers BOETH en cours : des salariés ont peut-être engagé une démarche RQTH ou une demande AAH sans vous en informer. Un rappel bienveillant peut permettre de comptabiliser ces UB avant la clôture.

Commander des prestations ESAT/EA : jusqu'au 31 décembre, vous pouvez encore passer des commandes auprès d'ESAT, EA ou TIH qui viendront déduire jusqu'à 75 % de votre contribution. Un audit en novembre laisse encore le temps d'agir.

Accueillir un stagiaire ou un alternant BOETH : sous conditions, les stages et les contrats d'alternance avec des BOETH peuvent générer des UB ou réduire la contribution.

Leviers structurels pour les exercices suivants

• Politique de recrutement incluant le handicap : intégrer le recrutement de BOETH dans les objectifs RH annuels
• Accord agréé OETH : si votre entreprise compte plus de 20 salariés et est engagée dans une démarche structurée, un accord agréé peut vous exonérer totalement de la contribution pendant sa durée (3 ans renouvelables)
• Plan de maintien dans l'emploi : investir dans l'aménagement de postes pour maintenir les BOETH existants et éviter les ruptures de contrat
• Sensibilisation des managers : former les équipes d'encadrement à la politique handicap réduit les sorties involontaires de BOETH

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Documents à réunir pour l'audit

Un audit OETH rigoureux s'appuie sur un ensemble de documents que vous devez pouvoir produire :

Côté effectif

• Extraction SIRH de l'effectif mensuel sur 12 mois (CDI, CDD, temps partiels, alternants)
• Liste des entrées et sorties avec dates précises
• Tableau des quotités de travail

Côté BOETH

• Copies des justificatifs de reconnaissance de handicap avec dates de validité
• Attestations de demandes en cours (si le dossier est déposé mais non encore notifié)
• Contrats de sous-traitance et factures ESAT/EA avec attestations d'éligibilité

Côté déclaration

• DSN des 12 derniers mois pour vérification des données transmises
• Déclaration DOETH des années précédentes (N-1, N-2) pour mesurer l'évolution
• Correspondances avec l'URSSAF ou l'AGEFIPH le cas échéant

Ces documents doivent être conservés au minimum 5 ans pour faire face à un éventuel contrôle.

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Calendrier recommandé

Période	Action
Septembre — Octobre	Extraction et vérification des données effectif et BOETH
Octobre — Novembre	Calcul du taux d'emploi, estimation de la contribution
Novembre	Activation des leviers (commandes ESAT/EA, relances BOETH)
Décembre	Clôture de l'exercice, récapitulatif définitif
Janvier — Février N+1	Préparation du fichier DSN pour la déclaration DOETH de mars
Mars N+1	Transmission de la déclaration via DSN

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Auto-audit ou accompagnement par un cabinet spécialisé ?

L'auto-audit : pour qui ?

Un auto-audit est envisageable si :

• Votre entreprise a moins de 50 salariés et une situation BOETH simple (quelques salariés, peu d'entrées-sorties)
• Vous disposez d'un SIRH structuré avec des données fiables
• Vous avez déjà une expérience des déclarations DOETH sans anomalie

L'accompagnement spécialisé : pour qui ?

Un cabinet spécialisé comme CGTH Conseil apporte une valeur ajoutée significative si :

• Votre entreprise a plusieurs établissements ou une structure multi-SIRET
• Votre taux d'emploi est proche du seuil de 6 % et l'enjeu financier est significatif
• Vous n'avez jamais réalisé d'audit et souhaitez un premier diagnostic exhaustif
• Vous envisagez de négocier un accord agréé OETH avec vos partenaires sociaux
• Vous avez fait l'objet d'un contrôle ou d'une demande de justification de l'URSSAF

Un accompagnement professionnel permet également de sécuriser votre déclaration DOETH face aux risques de contrôle, qui se sont intensifiés ces dernières années avec la montée en charge des contrôles URSSAF sur l'OETH (voir notre guide OETH entreprises concernées pour les seuils d'assujettissement).

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Check-list de l'audit OETH

Voici les points clés à valider lors de votre audit :

• Effectif d'assujettissement calculé et documenté mois par mois
• Liste exhaustive des BOETH avec justificatifs valides
• Vérification des dates d'expiration de chaque justificatif
• Calcul des unités bénéficiaires avec proratisations
• Taux d'emploi calculé et comparé au seuil de 6 %
• Contribution estimée avec le bon coefficient taille
• Risque de sur-contribution évalué (< 3 ans sans action ?)
• Factures ESAT/EA éligibles identifiées et attestations collectées
• Plan d'action défini pour l'exercice en cours et N+1
• Documents archivés et accessibles pour contrôle éventuel

Un audit bien conduit transforme la déclaration DOETH d'une obligation subie en un exercice maîtrisé, au service de votre conformité et de votre performance RH.